Het Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing Haaglanden (BGCH) ondersteunt de Gemeente Den Haag bij de coördinatie van crisiscommunicatie tijdens incidenten. Wanneer zich een grootschalig incident voordoet (volgens de GRIP-structuur), komt het crisiscommunicatieteam in actie. Binnen dit team werken verschillende disciplines samen om de juiste informatie te verzamelen, te duiden en te communiceren met inwoners en media.

De uitdaging

Het bestaande proces was grotendeels handmatig en tijdrovend:

• Een van deze functies binnen de crisiscommunicatieafdeling is de omgevingsanalist, die op basis van nieuwsartikelen en socialmediaberichten een beeld vormt van wat er in de omgeving speelt. Hij stelt dit beeld handmatig op door nieuws en socialmediaberichten te verzamelen, analyseren en samen te vatten. Per omgevingsbeeld nam dit gemiddeld 40 minuten in beslag.
• Op basis van dit beeld en aanvullende informatie (zoals regionale planvorming) werd vervolgens een analyse opgesteld om te bepalen wie wat doet en welke communicatiestrategie wordt ingezet. Dit duurde nog eens 20 minuten.
• Daarna werden de eerste berichten opgesteld en afgestemd, wat nog eens 15 minuten vergde.

Omdat de omgevingsanalist vaak op afstand werkt, moest het rapport ook handmatig worden gedeeld met het centrale team. Dit maakte samenwerking omslachtig en leverde vertraging op in een fase waarin juist snelheid en overzicht cruciaal zijn.

De oplossing

Om dit proces te versnellen en te centraliseren ontwikkelden wij een applicatie die alle onderdelen van het crisiscommunicatieproces samenbrengt en ondersteunt met AI-technologie.

Belangrijkste functies van de oplossing:

• Automatische omgevingsanalyse: De applicatie gebruikt een Large Language Model (zoals GPT) om relevante nieuwsartikelen en socialmediaberichten automatisch te verzamelen, te filteren en samen te vatten. Hierdoor ontstaat binnen 10 minuten een volledig en actueel omgevingsbeeld.
• Snellere analyse en besluitvorming: Op basis van deze analyse genereert de tool automatisch een eerste voorstel voor de communicatieaanpak. Dit proces, dat voorheen 20 minuten duurde, is nu teruggebracht tot 10 minuten.
• Automatisch conceptbericht: De applicatie stelt direct een conceptbericht op dat aansluit bij de gekozen communicatieaanpak. Ook dit onderdeel kan daardoor binnen 10 minuten worden afgerond.
• Centrale samenwerking: Alle betrokkenen werken in één omgeving, waardoor informatie direct beschikbaar is en handmatig doorsturen overbodig wordt.

Resultaten

• Tijdsbesparing: De totale doorlooptijd van het crisiscommunicatieproces is teruggebracht van circa 90 minuten naar 40 minuten.
• Betere samenwerking: Alle teamleden werken met dezelfde actuele informatie in één centrale omgeving.
• Verbeterde kwaliteit: De analyses zijn consistenter en beter onderbouwd dankzij automatische samenvatting en filtering van grote hoeveelheden data.
• Directe inzetbaarheid: De tool ondersteunt het crisisteam van Veiligheidsregio Haaglanden bij snelle, feitelijke en goed afgestemde communicatie in hectische situaties.

Toekomstvisie

De applicatie is ontwikkeld voor de Veiligheidsregio Haaglanden, maar biedt potentie voor bredere toepassing. Het systeem kan eenvoudig worden opgeschaald naar andere veiligheidsregio’s in Nederland, waardoor ook daar snelheid, samenwerking en kwaliteit van crisiscommunicatie kunnen worden versterkt.

‍