‍De uitdaging‍

Aanvragen van de EIP-subsidie is dé sleutel tot innovaties in de landbouw, maar het aanvraagproces is complex en vaak ondoorzichtig. Boeren en tuinders schakelen dure adviseurs in, RVO-medewerkers worden overspoeld met herhaalde vragen en het Ministerie van LVVN kampt met hoge uitvoeringskosten. Hoe maak je subsidies écht toegankelijk, zonder dat de kwaliteit van de beoordeling eronder lijdt?

‍

‍

Onze oplossing: Subsidie Buddy‍

Techletes ontwikkelde in co-creatie met het Ministerie van LVVN en RVO de Subsidie Buddy, een AI-chatbot die het aanvraagproces voor de EIP-subsidie toegankelijker, efficiënter en begrijpelijker maakt.

‍

De chatbot biedt 24/7 ondersteuning en begeleidt aanvragers stap voor stap bij het invullen van hun aanvraag. Dankzij RAG-technologie (Retrieval-Augmented Generation) zoekt de chatbot live in beleidsdocumenten, handleidingen en interne kennisbanken en vertaalt complexe regelgeving naar duidelijke, toepasbare uitleg. Met behulp van data-gedreven workflows helpt de chatbot gebruikers bovendien om ontbrekende stukken op tijd te signaleren, nog vóórdat een aanvraag wordt ingediend.

‍

De voordelen op een rij:

• Efficiëntie: De chatbot handelt veelvoorkomende vragen zelfstandig af, waardoor medewerkers zich kunnen richten op inhoudelijke beoordeling en complexe dossiers.
• Toegankelijkheid: Boeren en ondernemers krijgen op elk moment van de dag direct antwoord, zonder wachttijd of ingewikkelde loketten.
• Gebruiksvriendelijkheid: Moeilijke termen worden omgezet in heldere taal, zodat iedereen begrijpt wat er van hen verwacht wordt.
• Consistentie: Elke gebruiker krijgt een uniform, beleidsmatig juist antwoord – volledig in lijn met de officiële EIP-richtlijnen.
• Flexibiliteit: Nieuwe beleidsregels of subsidievoorwaarden? De chatbot is zo aangepast en klaar voor opschaling naar andere regelingen.

Zo maken we het aanvragen van subsidies niet alleen eenvoudiger voor aanvragers, maar ook efficiënter en toekomstbestendiger voor de overheid.

‍

‍

‍

Pilot-resultaten‍

Tijdens de meest recente openstelling van de EIP-regeling algemeen is de Subsidie Buddy getest in beperkte vorm. Maar tijdens deze pilot van maar 14 dagen leverde het al veelbelovende resultaten op:

• 300+ vragen beantwoord door Subsidie Buddy, met 98,5% juistheid.
• Reactietijd teruggebracht van gemiddeld 3 werkdagen naar < 15 seconden.
• Verlaagde administratieve werkdruk voor RVO-medewerkers.

Toekomstperspectief

Op basis van de succesvolle pilot hebben het Ministerie van LVVN, RVO en het Gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB) unaniem ingestemd met de doorontwikkeling van de Subsidie Buddy. Momenteel werken we samen aan een nog krachtigere versie van de tool, die aanvragers én verstrekkers ondersteunt gedurende het volledige subsidietraject – van eerste vraag tot uiteindelijke beoordeling. Daarmee verlagen we niet alleen de uitvoeringskosten, maar zorgen we er ook voor dat het subsidiegeld terechtkomt waar het écht voor bedoeld is: bij innovatieve projecten die Nederland vooruithelpen. We werken actief toe naar een bredere opschaling van de Subsidie Buddy naar andere subsidieregelingen, ministeries en publieke organisaties.

‍‍

Benieuwd of de Subsidie Buddy ook jouw organisatie of proces kan versterken? Neem contact met ons op, we denken graag met je mee.

‍

‍

Probeer het zelf uit

‍We hebben een demo-versie ontwikkeld die laat zien hoe een chatbot het EIP-subsidieproces kan ondersteunen. Je kunt deze hiernaast uitproberen. Houd er rekening mee dat dit een proof-of-concept is, en nog niet volledig uitgebreid of geoptimaliseerd.